Que no te cuenten batallas, la diferencia es fácil y si dudas en algunos casos, por raros que sean, es que no tienes el concepto completamente claro. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar básico de todo razonamiento.
Tarea urgente
La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.
- Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
- Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
- Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
- Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
- Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
Como ves el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Tarea importante
La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
- Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
- Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
- Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).
¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?
Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.
Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.
Cómo medir la urgencia
Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:
Formula-urgencia-tarea
De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
- 0: No es urgente ni lo será nunca
- 1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite
Por último, alguno de vosotros puede que se pregunte: ¿Pero qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1? Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.
No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados o, por el contrario, negocia ampliar la fecha límite.
¿Y la importancia?
La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida objetiva.
Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario, te recomiendo que guardes el control de lo que consideras o no importante constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podría controlar indirectamente lo que haces.
Cuando tu madre quería de pequeño que te comieses un plato de lentejas, te amenazaba con dejarte sin salir a jugar. En nuestro modelo, eso no es ni más ni menos que cambiar el contexto. A la consecuencia de quedarte con hambre se le añadía la de no poder jugar después. Por lo tanto, acababas percibiendo la tarea como más importante. ¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!
Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que seas exclusivamente tú el único que la define.
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